こんにちは、ふみーずステディです。
東京都江戸川区にて現役在宅ケアマネージャーとして単独居宅支援事業にて勤務しております。
単独事業所のケアマネをやっていると併設している居宅支援事業所と異なり、特定の事業所に依頼が偏ることなく、様々なサービス事業所とお付き合いいたします。
ケアマネとサービス事業所は公正中立な関係が好ましく、事実です。
しかしながらサービス事業所からケアマネの立場はクライアント(お客様を紹介してくれる)の関係になります。
したがってケアマネに嫌われてしまっては、利用者を紹介してくれないというのも事実ではないかと思います。
東京都内に関してはサービス事業所が多数あり、依頼先の選択肢は無数に存在します。
そんな中でサービス事業所が「安定的・継続的にケアマネから選ばれるにはどうしたらよいか？」
「どんな行動をしてどんなことはしてはいけないのだろう？」
という疑問に答えたいと思います。
今回は好かれる行為でなく、嫌われる行為をご紹介いたします。
1. ケアマネは書類作成量が半端ない
ケアマネの業務比率ですが、7割は書類作成、準備、配信に費やしています。
したがって取り扱う書類は膨大な量です。
書類作成を簡素化したい、労力を半減したい、と大半のケアマネが思っていることでしょう。
サ-ビス事業所の計画書や報告書の提出
居宅支援事業所の運営基準で『介護支援専門員等は、居宅サービス計画等に位置づけた指定居宅サービス等の担当者から個別サービス計画の提出を求めるものとする。』と決まっているのでケアマネは連携しているサービス事業所に計画書の提出依頼をします。
したがって、サービス事業所はケアマネに個別計画書や情報提供書を適宜送ってくれます。
計画書や情報提供書は厚労省に定められた書式はないので法人によって様々な報告書の形態が存在します。
中にはサービス実施状況の詳細をこと細かく記入してくれる事業所がありますが、ケアマネが取り扱う書類や情報量が多いためにシンプルでまとまった報告書がありがたいというのが正直なところです。
読まれない冗長な報告書になってしまわないように意識して計画書や報告書のひな形を作成していただきたいと願っています。
新規依頼の申込書
サービス事業所に新規の依頼をする際に『新規依頼書』を記入してから依頼するサービス事業所が大半です。
利用者の氏名や住所などの基本情報や利用者のＡＤＬやＩＡＤＬ、疾患や通院状況、依頼者の情報等を記入して依頼します。
この『新規依頼書』の記入の労力は結構大きいのです。
記入する情報量が多ければ多いほど負担が大きいので簡素化していただくことをお勧めしたいと思います。
各事業所にてアセスメントを実施して詳細は自身で確認するようにすれば、依頼書の記入は簡素化できるのではないでしょうか。
また居宅支援事業所記入欄など事前にわかっている情報は記入してから渡す方が良いでしょう。
2. ケアマネの保管書類は半端ない
アセスメントシート、ケアプラン、担当者会議の議事録、利用表、契約書、重要事項説明書、サービス事業所からの提出書類、経過記録など保管しなければならない書類が膨大です。
ＦＡＸ報告からメール報告へ
サービス事業所が提出する計画書や報告書はＦＡＸで送信すると思います(持参してくれる事業所もあります)。
計画書に関してはサービス内容が変更になったり、認定期間や目標期間が更新になった際に作成するので頻度としては多くはありません。
またモニタリングなどの報告書は月に1回の提出が習慣化されているので頻度は多くありません。
それ以外にも利用者の変化や日程変更をする際など適宜報告することがあると思います。
いわゆる『経過記録』に残す内容です。
経過記録に残すタイプの報告は頻度が多いためＦＡＸで送信すると書類が膨大になってしまいます。
かといって電話だと記録に残らないので書面報告が好ましい場合もあります。
ベストな方法としてはメールで報告することです。
受信側(ケアマネ)としては自身のタイミングで確認することができるし、コピーペイストして経過記録に簡単に転記できますので一石二鳥で非の付けどころがない報告方法です。
介護業界はＦＡＸ文化が根付いていますが、将来的にはＩＣＴ(情報通信技術)やＡＩ(人工知能)に変わられる日が近いはずです。
ＩＴリテラシーを高めるために、まずはメールでホウレンソウが当たり前の社風を醸成していただきたいと思います。
ＦＡＸは担当ケアマネ宛にする
電子送信の文化を醸成していきたい思いはありますが、いまだFAXでのやり取りが主流です。
各種報告書を『事業所』宛に送信するのではなく、担当のケアマネ宛に送るようにしてください。
複数のケアマネが在籍している事業所は自分が担当していない利用者はだれが担当ケアマネかわかりません。
事業所宛(事業所名のみの記載)に書類が送られてくると他のケアマネに確認しなければなりません。
実績送信などまとめて事業所に送信したいところですが、担当ケアマネに送信することが好まれます。
3. ケアマネの伝言時間が半端ない
当社は複数のケアマネが在籍していますので事務所の電話が鳴る場合、当然私だけにかかってくるわけではありません。
他ケアマネ宛にかかってきても不在の場合があります。
その場合は伝言に残すことがありますが、この時間が非効率です。
ほとんど例外なくケアマネは会社から社用携帯が貸与されています。
会社の誰宛でもよければ事務所の電話にかけると思いますが、ほとんどのケースでは担当のケアマネ宛の要件なはずです。
ケアマネの携帯番号を確認して携帯番号にかけるよう心掛けてください。
常に電話に出られるわけではありませんが、留守電になるのでメッセージを残せば要件は伝わりますし、折り返しできる環境になれば折り返すので遠慮は不要です。
効率的で迅速な対応ができるので極力伝言に頼らないことは大切と考えます。
「個々のケアマネの携帯電話に連絡すると迷惑にならないだろうか？」と個人あてに連絡することを躊躇するサービス事業所様が多いのですが決してそんなことはありません。
4. 今日のまとめ
ケアマネに営業する際はこれらの嫌われる行動は避けましょう。
介護業界はＩＴリテラシーが低い業界なので私が述べた嫌われる行動が全部のケアマネに該当するかというとそうではありません。
しかしながら生産年齢人口の減少、介護人材の減少は間違いなく進行しますので効率的に働くことはじ必要条件になります。
できるだけ簡素化してＩＴ技術を取り入れることは避けて通れないと考えています。
今日はこれまで。
引き続きよろしくどーぞ！
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