ケアマネージャー 残業なし業務効率化① 【モニタリング編】
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1.ケアマネは業務効率化が大事?

 

在宅の常勤ケアマネは40名程度の利用者を担当しますが、非効率に動いていては、残業が発生し毎日毎日定時に帰れない(涙)という事態になります。

高齢者を対象とする対人の仕事なので、コミュニケーションが大切で長時間の会話が必須、緊急事態が発生と効率化(無駄を省く)ができないこともたくさんあります。

だからこそ効率化できる業務は徹底的に効率化する必要があると考えます。

 

定時に上がって、家族との時間を増やしたり、関心がある習い事や趣味の時間を確保したり、副業でお小遣いを稼いだりと、無駄な時間を削減すれば、人生を豊かにできます

もちろん利用者には満足したサービスを提供しながらです。

 

今後複数回にわたり、業務項目ごとに私が実践している効率的な方法をお伝えしますので是非お役立てください。

ちなみに現在47名の利用者様を担当させていただいていますが、残業なしの早帰りです。

 

効率化の方法をお伝えする上でどのような業務内容があるか以下に列挙しました。

 

  1. アセスメント
  2. 担当者会議
  3. 担当者会議議事録
  4. ケアプランの作成
  5. モニタリング
  6. 経過記録
  7. 提供票
  8. 利用表
  9. 自転車移動
  10. 利用者会話
  11. 事務所電話
  12. 連絡調整
  13. 実績確定
  14. その他

 

日々これらの業務を行いますが、一つ一つの業務を緻密に効率化することにより、時短に繋がります。本来やるべき業務に時間を使うことができるようになって、定時帰りが実現できます。

 

2.残業なしのスケジュール管理 【モニタリング編】

 

今回の効率化は、5.モニタリング】についてです。

毎月モニタリング訪問を行い、介護目標の達成状況や利用者の体調やADLの変化などを確認しますね。

一つ目のポイントは、前日または当日に翌月の【8.利用表】を2部プリントアウトして用意します。当たり前のことですが忘れることがありますので事前準備を忘れない習慣が必須です。

 

モニタリング訪問の際に利用表に押印をいただき、1部は利用者控え、1部は事務所控えで預かりますね。

二つ目のポイントは、利用表に押印をいただくこと忘れないように、入室して席に着いたらすぐに利用表をテーブルの上に置きましょう。目の前に置いておけば自身が忘れることはなく、利用表に気づいた利用者は印鑑をすぐに用意してくれる場合もあります。

 

ここが最重要ポイント↓

モニタリングが終了したら、翌月のモニタリング訪問日を必ず予約します。

ひと月は4週間から5週間ありますが、1~3週目までにアポを入れるようにしてください。

4週目と5週目は、認定結果待ちの【2.担当者会議】のために開けておくようにしてください。突発的な対応や訪問もあるはずなので下旬はそのためにスケジュールつめないようにします。また次月の予定や計画を作成するための時間でもあります。

えっ!?それだけ?っ と思いますよね。

そうなんです。それだけなんです。

 

3.今日のまとめ

 

3つのポイントまとめ

 

最後に、モニタリング時のヒアリングにて発生する新たなニーズや課題、また確認事項はその場ですぐに電話連絡して解決してください。退室後に確認しては改めて利用者に回答する時間が増えてしまいます。その場で解決できること、確認できることは、その場で完結させることは非常に肝要です。

また利用者の印象が良くなります。「このケアマネは困ったことやわからないことにすぐ対応してくれるぞ」と迅速な対応が利用者満足度に直結するのです。

今回はモニタリング時の効率化を中心にお伝えさせていただきましたが、いかがでしたでしょうか?

実際に実践してみて残業なしに繋がったので「ケアマネはやることが莫大で定時に帰れないよー」という悩みを持たれている方は是非試してみてください。

 

 

次回は【残業なし業務効率化②】をご紹介いたします。

有効活用できる情報を発信していきたいと思いますので引き続きよろしくお願いいたします!

 

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