ケアマネージャー 残業なし業務効率化① 【モニタリング編】
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こんにちは、ふみーずステディです。

ケアマネの業務は在宅で生活している高齢者の生活を医療や介護サービスを提案し支援していきます。

訪問診療、訪問薬局、訪問看護、訪問介護、デイサービス、ショートステイ、福祉用具、インフォーマルサービスなど地域に存在する資源を活用し、包括的に最適なプランを提供します。

様々な関係者と連携を取りながら、相談、手配、調整、書類整備、請求業務など多岐にわたる業務を遂行していきますので効率的に効果のある仕事のやり方を追求していかなければなりません。

1. ケアマネは業務効率化が大事?

常勤ケアマネジャーは40名程度の利用者を担当しますので、非効率に働いていては、定時に退社できず長時間残業が発生し毎日毎日遅くまで帰れないという悲惨な状況になってしまいます(T△T)。

高齢者を対象とする対人業務なので、身体や精神状態を把握するためにコミュニケーションが非常に大切です命に関わるような緊急事態が発生し予定外の事を対処しなければならないことも少なくありません。このように緊急的な業務やコミュニケーションの時間など効率化や省くことが好ましくない業務も多々あります

だからこそ効率化できるケアマネ業務は徹底的に効率化(無駄なことはやらない)する必要があります。

 

定時に上がって、家族との時間を増やしたり、関心がある習い事や趣味の時間を確保したり、副業でお小遣いを稼いだりと、無駄な時間を削減し効率的な行動をすれば、人生を豊かにできます

効率化すると言っても必要なサービスを削減するわけでなく、非効率なやり方を改善し、無駄な行動は行わないことなので利用者には満足したサービスを提供することに変わりはありません

 

今後複数回にわたり、業務項目ごとに私が実践している効率的な方法をお伝えしますので是非お役立てください。

ちなみに現在47名の利用者様を担当させていただいていますが、残業なしの定時帰り(勤務時間は9:00~18:00)です。

 

2. ケアマネ業務一覧

さてケアマネの業務はいったいどのようなものがあるのでしょうか。

以下にケアマネ業務項目を列挙いたしましたのでまずは確認してみてください。

 

  1. アセスメント
  2. 担当者会議
  3. 担当者会議議事録
  4. ケアプランの作成
  5. モニタリング
  6. 経過記録
  7. 提供票
  8. 利用表
  9. 自転車移動
  10. 利用者会話
  11. 事務所電話
  12. 連絡調整
  13. 実績確定
  14. その他

 

日々これらの業務を行いますが、一つ一つの作業の無駄を省くことによって大きく効率化に繋がり、莫大な時間短縮となります。本来やるべき業務に集中できる上に、定時帰りが実現します。

 

3. 残業なしのスケジュール管理【モニタリング】

 

今回の効率化の項目は、5.モニタリング】についてお伝えいたします。

介護目標の達成状況や利用者の体調、ADLの変化などを確認するため毎月モニタリング訪問を行います。

毎月必ず行わなければならない定期的な業務ですので効率化できるよう取り組めば大幅な時間短縮に繋がります。

まずは、前日または当日に翌月の【8.利用表】を2部(事務所控えと利用者控え)プリントアウトして用意します。利用表を持参し忘れないように事前準備の習慣が必要です。

持参した利用表は利用者印を押してもらいますが、押印してもらうことを忘れないように注意が必要です。

押印をもらい忘れないように入室して席に着いたらすぐに利用表をテーブルの上に置きましょう。目の前に置いておけば押印し忘れてしまうことは、回避できます。

テーブルに置いた利用表に気づいた利用者様は印鑑をすぐに用意してくれる場合もありますので効果的です。

 

利用表の持参や押印を忘れてしまうと・・・
・持ち帰ってどこかに収納しなければならない
・原則再度訪問しなければならない
・翌月訪問時に押印もらうとしても覚えて(記録するなど)おく必要あり
・すぐに利用者ファイルにしまうことができない
などなど厄介ですよね~

担当利用者様は40名ほどいらっしゃるわけなので、利用表の持参や押印を忘れずに確実に実行するだけでもとても効率的な働き方をしていることになります。

 

 

重要ポイント↓

モニタリングの完了後は、翌月のモニタリング訪問日をその場で必ず予約します。

ひと月は4週間から5週間ありますが、1~3週目までにアポを入れるようにしてください。

翌月のアポをその場で取っておくと後日事務所で電話やメールで調整する必要がなくなります(無駄な時間を省けます)。物理的に利用者様の家が近い方同士で訪問予定を順番に組めばなお効率的です。もし、予定を組み直さなければならなくなったら電話やメールにて打診すれば問題ないので躊躇せずにモニタリング時に翌月の訪問予定をその場で決めてください。

 

4週目と5週目は、認定結果待ちの【2.担当者会議】のために開けておくようにしてください。突発的な対応や訪問があるはずなので下旬はにスケジュールを詰め込みすぎないようにします。

月末は各事業所に翌月の提供表を発送したり、当月の実績がし始めるのでその処理をしたり、翌月の予定(担当者会議の日程など)を組んだり、スケジュール計画を考える時間に当てましょう。

 

4. 今日のまとめ

3つのポイント

 

最後に、モニタリング時に発生する新たなニーズや課題、また確認事項はその場ですぐに電話連絡して解決してください。その場で解決できる処理にも関わらず、退室後に確認しては改めて利用者に回答するという方法は非常に非効率で無駄に繋がります。その場で解決できること、確認できることは、すぐに完結させましょう。

もう一つメリットがあります。「このケアマネは困ったことやわからないことにすぐ対応してくれるケアマネだ」速な対応が利用者満足度に直結するので利用者様の評価が上がります

 

これだけ実行するだけでも残業なしの定時帰りに大きく近づくことになります。

「ケアマネはやることが莫大で定時に帰れたことがない」という悩みを持たれている方は是非意識してみてください。

 

 

次回は【残業なし業務効率化②】をご紹介いたします。

ケアマネのお役に立てる情報を発信していきますので引き続きよろしくお願いいたします!

 

 

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