※この記事は2026年5月に最新情報へ更新しています。
こんにちは、現役ケアマネジャーのふみーずです。
東京都内にて在宅ケアマネジャーとして居宅支援事業にて勤務しております。
居宅支援事業所のケアマネ業務について業務効率化の方法をご紹介していますが、前回の【残業なし業務効率化②】ではエクセルのデータ規則入力を活用したアセスメントシート編をご紹介しました。
今回はアセスメントシート同様、エクセルで作成した”担当利用者管理一覧”を活用してモニタリングや担当者会議等の管理方法をご紹介いたします。
業務の漏れを防ぐためのチェック表としても活用できるのでご活用いただければと思います。
【現役ケアマネの実体験】管理一覧を作る前は「行動管理」で消耗していた
正直に言うと、この一覧を作る前の私は、モニタリングの実施漏れや各種期限切れに振り回されていました。「次に何をやるべきか」を頭の中だけで管理していたため、行動の段取りが非効率で、確認のために書類やシステムを何度も見返す——という時間と労力の浪費が続いていたのです。
こうした消耗から抜け出すために作ったのが、次にご紹介する担当利用者管理一覧です。「表を見れば次の行動が分かる」状態にしたことで、業務の漏れがなくなりました。記憶や勘に頼らない仕組みづくりが、残業を減らす一番の近道でした。
この一覧で外さない管理項目
私が実務で外さない項目は次のとおりです。
- 認定有効期限（更新申請の抜け防止）
- 区分変更の有無・申請状況
- モニタリング月／モニタリング訪問日
- 担当者会議の実施月
- アセスメント作成状況
ポイントは、期限と実施状況がひと目で分かるように並べておくことです。
新人ケアマネがつまずきやすいポイント
新人の頃にありがちなのが、「正しい順番で何をやるか」が整理できていないことです。段取りが曖昧なまま動くと、必要な処理に漏れが出たり、逆にやらなくてよい処理に時間を使ってしまいます。業務の順番と優先順位を一覧で可視化することが、漏れと無駄の両方を防ぐ第一歩になります。
1. 担当利用者管理一覧
こちらが実際に使っている雛形です。
↑文字が小さいので、ズームアップしてご覧ください。
※テンプレートは2019年版です。基本構造は現在も変わらず実用的にお使いいただけます。
【介護度】 要支援は、”支援〇”、要介護は”数字のみ”入力します。
【訪問日】 モニタリング訪問日を入力します。予定が決まったら入力します。
【利用表】 次月の利用表の印鑑をもらい回収したら、”〇”を選択します。データ規則入力のリストで選択にします。
【モニタリング】 モニタリングが完了したら、”完了”と入力します。こちらもデータ規則入力です。
【アセスメント】 担当者会議に伴い、アセスメントシートが必要なので作成していれば”〇”を入力します。こちらもデータ規則入力です。
【担当者会議】 担当者会議の日程、実施日を入力します。
【短期目標期限】 ケアプラン2票の短期目標の期日最終月を入力します。該当月に担当者会議を開催するので、前月のモニタリング訪問時に『翌月に担当者会議の開催します』と利用者に伝えます。対象者には色付けした方がわかりやすいです。
【住所】 住所を入力します。移動時間効率化のため近隣同士で訪問スケジュールを組んでください。
【介護保険有効期限】 認定期間の最終月を入力します。2か月前から認定の更新申請が可能なので最終月の前々月のモニタリング時に”介護保険被保険者証”を預かります。そして翌月に申請代行します。こちらも対象者に別の色で色付けするとわかりやすいです。
【備考①】 連絡先の注意事項など入力します。
【備考②】 訪問時に確認することなど入力します。
適宜各項目の入力を忘れないようにして、毎日確認してください。
自社で活用している介護ソフトの使い勝手が良ければ介護ソフトで管理するのも良いでしょう。
活用方法
月末（翌月のモニタリングや担当者会議、アセスメントの日程など）や月初に各々の担当利用者様の1ヶ月の訪問や会議の有無を入力します。日程がすでに決まっている方、これから調整する方がいらっしゃいますが、決まり次第入力していくようにしてください。
そして勤務当日（前日でもOK）行動する前に当帳票を確認します。
モニタリング訪問の際は、【備考②】で確認事項をチェック、利用表を2部（事務所用と利用者用）用意します。
モニタリング訪問の完了後は、すぐに【利用表】に”〇”、【モニタリング】に”完了”を選択します。
担当者会議の開催月であれば、事前にアセスメント(原則としてプランが開始する前月にアセスメントが必要)が必要です。アセスメント作成後に【アセスメント】に”〇”を入力、担当者会議に関しては開催予定日を入力しておきます。
担当者開催後は、各事業所に議事録（作成は義務ですが、送付は任意です）や押印いただいたケアプランの送付をします。
翌月に短期目標が切れる、介護認定が切れるという利用者は色付けすると、わかりやすいです。
事前に担当者会議の案内をしたり、認定申請代行のため介護保険被保険者証を預かったり、効率的に済ませられるよう可視化することが肝要です。
【住所】で近隣に住んでいる利用者同士で並べるようにすると物理的に訪問する順番を決めやすくなります。利用者宅から他の利用者宅へ移動するのに、近隣利用者同士で訪問の日程を組めば効率的な訪問が可能です。
入室時間や退室時間が多少ずれてしまうことがあるので、事前にアポを取る際は、おおよそ何時ごろに訪問すると利用者や家族に伝えるようにしましょう。
明確な時間を言いきらない方が、時間が押してしまったり、反対に早まったりしたとき、都度連絡することを回避できます。
大幅にずれる場合は、事前に連絡しては早めの入室打診や遅れる旨を連絡しましょう。
💄 介護×美容のスキルを学ぶという選択肢
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2. 今日のまとめ
3つのポイント！
- 毎日”担当者管理一覧”を確認し、予定や実施後はすぐに入力する
- 利用表、アセスメント、担当者会議、認定申請など漏れのないようにする
- 近隣同士の利用者訪問で移動時間短縮、訪問時間は幅を持たせる
そして1度の訪問でできることは全て完了させるよう意識しましょう。
3. 業務効率化＋スキルアップで残業ゼロを目指す
業務効率化を進めながら、ケアプラン作成のスキルアップも並行して行うと、より効率的に残業ゼロを実現できます。
現役ケアマネにおすすめの実務本
担当利用者管理だけでなく、ケアプラン作成自体の品質を上げることで、担当者会議やモニタリングの時間も短縮できます。
私が現役ケアマネとして手元に置いている実務本がこちらです。
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- 困難事例への対応も学べる
- 新人ケアマネの教育・指導にも活用できる
4. 業務効率化しても残業が減らない場合は
業務効率化を試みても、担当件数が多すぎる・職場体制に問題がある場合は、根本的な解決にならないこともあります。
筆者自身も「効率化したのに残業が減らない…」と悩んだ時期がありました。その原因は職場の体制（人員不足・指導体制・上限件数管理）にあることが多いです。
もし以下に1つでも当てはまる場合、職場環境の見直しも選択肢です：
- 担当40件超で常に残業している
- 新人指導・主任業務など本来業務外の仕事が多い
- 事業所の方針が頻繁に変わり振り回される
- 給与が業務量に見合っていない
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今回は【利用者管理一覧の活用方法】についてでした。
次回は【残業なし業務効率化④】をご紹介いたします。
4. ケアマネ業務に役立つ関連記事
担当利用者管理と合わせて、以下の関連記事も参考にしてください。
- ケアマネージャーの利用料金は完全無料？現役ケアマネが徹底解説 — 利用者・家族への料金説明にも役立つ
- ケアマネ・介護福祉士 試験対策おすすめ参考書5選 — キャリアアップ・受験生向け
- 居宅支援事業所（併設なしのケアマネ事業所）で働くメリット・デメリット — ケアマネの働き方
最後までお読みいただきありがとうございました。
ケアマネ業務の効率化は、日々の小さな工夫の積み重ねです。担当利用者管理表を活用して、漏れのない業務と残業ゼロを実現してください。
現役ケアマネとして、皆さまの業務効率化を引き続き応援していきます。
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