ケアマネージャー 残業なし業務効率化③ 【担当利用者管理編】
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こんにちは、ふみーずステディです。

 

前回の【残業なし業務効率化②】ではエクセルのデータ規則入力を活用したアセスメントシート術をご紹介しました。

 

今回はエクセルで作成した”担当利用者管理一覧”を活用してアセスメントやモニタリング等を管理する方法をご紹介いたします。

業務チェック表としても活用できると考えていますので是非ご覧下さいませ。

 

担当利用者管理一覧

まずこちらをご覧ください。

 

customer-management-sheet

 

文字が小さくて見えずらいと思いますので、ズームアップしてご覧ください。

 

各項目の説明(上部左から)
【氏名】 利用者名です。
【介護度】 要支援は、”支援〇”、要介護は”数字のみ”入力します。
【生保】 生活保護受給者は’’●”を入力します。
【訪問日】 モニタリング訪問日を入力します。予定が決まったら入力してしまいます。
【利用表】 次月の利用表の印鑑をもらい回収したら、”〇”と入力します。データ規則入力のリストで選択できるようにします。
【モニタリング】 モニタリングが完了したら、”完了”と入力します。こちらもデータ規則入力です。
【アセスメント】 担当者会議に伴い、アセスメントシートが必要なので作成していれば”〇”を入力します。こちらもデータ規則入力です。
【担当者会議】 担当者会議の日程や実施日を入力します。
【短期目標期限】 ケアプラン2票の短期目標が切れる月を入力します。該当月に担当者会議を開催するので、前月のモニタリング時に『翌月に担当者会議の開催します』と利用者に伝えます。対象者には色付けした方がわかりやすいです。
【住所】 住所を入力します。移動時間効率化のため近隣同士で訪問スケジュールを組んでください。
【介護保険有効期限】 認定が切れる月を入力します。2か月前から認定の更新申請が可能なので切れる月の前々月のモニタリング時に”介護保険被保険者証”を預かります。そして翌月に申請代行します。こちらも対象者に別の色で色付けするとわかりやすいです。
【備考①】 連絡先の注意事項など入力します。
【備考②】 訪問時に確認することなど入力します。

 

各項目を適宜入力していき毎日確認するようにしてください。

自社で活用している介護ソフトで管理されていて使い勝手が良ければソフトで管理するのも良いでしょう。

 

 

活用方法

 

意識するべきことは、”漏れをなくして効率的に行動できるように活用する”、です。

モニタリング訪問する際は、【備考②】で確認事項をチェック、利用表を2部用意する。

モニタリングが完了したら【利用表】に”〇”、【モニタリング】に”完了”と入力します。

 

担当者会議開催月であれば、事前にアセスメント(原則的にプラン開始の前月にアセスメント必要)が必要です。アセスメント作成後に【アセスメント】に”〇”を入力、担当者会議が開催後は、各事業所に議事録や押印いただいたケアプランの送付をします。

 

翌月に短期目標が切れる、介護認定が切れるという利用者は色付けすると、わかりやすいです。

事前に担当者会議の案内をしたり、認定申請代行のため介護保険被保険者証を預かったり、効率的に済ませられるよう可視化、スケジューリングしてください。

 

【住所】で近隣に住んでいる利用者同士で並べるようにしてください。利用者から利用者宅へ移動するのであれば、近隣利用者同士で訪問の日程を組めば効率的です。

入室時間や退室時間が多少ずれてしまうことがあるので、事前にアポを取る際は、おおよそ何時ごろに訪問すると利用者や家族に伝えるようにしましょう。

時間を言いきらない方が予定通りいかないときに毎回連絡することを回避できます。

大幅にずれる場合は、事前に連絡しては早めの入室打診や遅れる旨を連絡しましょう。

 

 

今日のまとめ

ではまとめます!

 

3つのポイント!!

  1. 毎日”担当者管理一覧”を確認し、予定や実施後はすぐに入力する
  2. 利用表、アセスメント、担当者会議、認定申請など履行漏れのないようにする
  3. 近隣同士の利用者訪問で移動時間短縮、訪問時間は幅を持たせる

 

1度の訪問でできることは全て完了させるよう意識しましょう。

 

今回は【利用者管理一覧の活用方法】についてでした。

次回は【残業なし業務効率化④】をご紹介いたします。

 

よろしくどーぞ!

 

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