ケアマネージャー 残業なし業務効率化⑧ 【帳票実績編】
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こんにちは、ふみーずステディです。

 

前回の【残業なし業務効率化⑦】では、自転車移動が多いケアマネが移動時間に費やしている時間を削減して残業なしにする方法をご紹介いたしました。

 

そして今回は利用表、提供表、実績確定】についてお伝えいたします。

 

1.ケアマネの業務項目一覧

 

以下の業務項目を少しずつ効率化できれば、大きな成果につながります。ちりも積もれば大きな山となりますよね。

 

  1. アセスメント
  2. 担当者会議
  3. 担当者会議議事録
  4. ケアプランの作成
  5. モニタリング
  6. 経過記録
  7. 提供票
  8. 利用表
  9. 自転車移動
  10. 利用者会話
  11. 事務所電話
  12. 連絡調整
  13. 実績確定
  14. その他

 

今回は7.提供表、8.利用表、13.実績確定についてお伝えいたします。

各帳票の活用の流れですが、担当利用者宅にモニタリング訪問する際に翌月の予定や利用料が記載された【利用表】を持参します。利用者とスケジュールや料金に関して共有・承認をいただいて、利用表に押印をいただきます。

次にサービス事業者へ【提供表】を送付します。利用者と同様にサービス事業所とスケジュールの共有を行います。

最後に【実績化】を行います。”提供表”の予定通りにサービスが行われたか、変更があったかなどサービス事業所からケアマネージャーへサービス実績の報告してもらいます。

その結果を入力・確定することを【実績化】といいます。

 

2.利用表(利用者に交付)

翌月の予定を反映させます

利用表作成にあたり、翌月の各サービス事業所のスケジュールを反映させます。ほとんどの居宅支援事業所ではメーカーが開発した管理ソフトを活用していると思いますが、週間スケジュールを一括で反映させることができる仕組みになっているはずです。

モニタリング訪問する前日や当日にプリントアウトして持参すると思いますが、内容を簡単に確認して間違いないかチェックしましょう。

 

モニタリング時に利用表を持参

利用表は忘れずに2部用意して会社控え、利用者控えの押印を忘れないようにしましょう。

印鑑の押し忘れがないように利用者宅に到着したら、はじめに利用表はテーブルの上に起きましょう。利用者も利用表を認識しますし、一通りのモニタリングが終わったときに目に入る位置においておけば忘れません。

私は一通りモニタリングを完了したタイミングで「来月も同じスケジュールで作成してきましたので利用表に印鑑いただきますね」と伝えて印鑑をお借りしています。

 

3.提供表(サービス事業所に交付)

翌月提供表の送信時に当月分の実績返信のお願いをする

各サービス事業所に提供表を送信する際は、案内文に当月の実績を返信してもらうように催促するようにしましょう。と言っても各サービス事業所も忙しい中対応してくれるので伝え方に配慮が必要です。

たとえば『当月実績の送信はFAXで構いませんので送っていただけますようお願い申し上げます。』など、簡単な文言で構わないと思います。注意点としては決して高圧的な表現にならないようにしてください。

『早くいただけると助かります!』というスタンスで打診するようにしましょう。あそこの事業所は早めに送ってほしいんだな、と思われるような取り組みをしておけば、他の事業所よりも優先して送ってもらえるはずです。

 

提供表の送信はPCファックスで送信する

ほとんどの事業所は業務用の複合機を利用していると思います。業務用の複合機はパソコンの操作だけで直接FAXできる機能を備えているはずです。

わざわざ提供表を紙で出力して、複合機の前に立ち、アドレス帳を入力して、紙を送信しているのであれば、すぐに【PCファックス】で送信する方法に変更してください。

PCで送信すれば、事業所数によりますが30分かからずに全事業所に送信完了しますので、紙をFAXするより大幅な時間・労力の短縮につながります。

 

複合機を導入していないのであれば参考サイトのリンクを貼っておきますのでチェックしてみてください。契約期間は5年などの長期リースが大半ですが、月々の支払いは大きくないので、時間短縮も見込めるし導入をおススメします。

4.実績化

実績化の作業時間をスケジュール化する

集中して実績化を行う時間を決めてしまいましょう。毎月月初の1日と2日の13時~15時は実績化の時間と予定を組み込みます。

時間を決めることによってそれまでに実績を回収し、集中して効率的に終わらせることが出来ます。

 

実績の送信を打診しておく

提供表の送信の際に催促の打診をするように前述しましたが、日ごろから実績は早めに送ってもらえるよういお願いしておくと当社は早めに実績がほしいんだな、と認識してくれるので他事業所より優先してもらえる可能性が高くなります。

催促する際は高圧的な態度や表現にならないように留意・配慮はしてください。

 

5.最後に

ポイントはケアマネージャーが作業スケジュールを管理することです。

無駄なく効率的に作業するには、どうすればよいか、そのためにサービス事業所にどのように協力してもらえばよいかを実践します。

月末月初で集中的に作業することにより、利用表、提供表、実績化業務を効率的に完了させましょう。

 

今日はこれまで。

引き続きよろしくどーぞ!

 

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