こんにちは、ふみーずステディです。
東京都江戸川区にて現役在宅ケアマネージャーとして単独居宅支援事業にて勤務しております。
居宅支援事業所のケアマネ業務について業務効率化の方法をご紹介していますが、前回の【残業なし業務効率化⑦】では、自転車移動が多いケアマネが移動時間に費やしている時間を削減して残業なしにする方法をご紹介いたしました。
そして今回は【利用表、提供表、実績確定】についてお伝えいたします。
1. ケアマネの業務項目一覧
以下の業務項目を少しずつ効率化できれば、大きな成果につながります。
チリも積もれば大きな山となります。
- アセスメント
- 担当者会議
- 担当者会議議事録
- ケアプランの作成
- モニタリング
- 経過記録
- 提供票
- 利用表
- 自転車移動
- 利用者会話
- 事務所電話
- 連絡調整
- 実績確定
- その他
今回は7.提供表、8.利用表、13.実績確定についてお伝えいたします。
ますは、各帳票の用途や業務フローを整理します。
利用者宅にモニタリング訪問する際に翌月の予定（1票）や利用料（2票）が記載された【利用表】を持参します。利用者へスケジュールや料金について説明し、承認をいただいた上で、【利用表】に確認印をいただきます。
次にサービス事業者へ【提供表】を送付します。
サービス事業所へ次月サービススケジュールの共有を行います。
【利用票】と【提供表】の内容はほとんど変わりませんが、利用者が利用表で事業所は提供表と覚えておけばよろしいでしょう。
最後は【実績化】です。
【提供表】の予定の通りにサービスが行われたか、変更があったかなどサービス事業所からケアマネージャーへサービス実績の報告してもらいます。
その結果を入力・確定することを【実績化】といいます。
2. 利用表(利用者に交付)
翌月の予定を反映させます
利用表作成にあたり、翌月の各サービス事業所のスケジュールを反映させます。
ほとんどの居宅支援事業所ではメーカーが開発した外部の管理ソフトを活用していると思いますが、週間スケジュールを一括で反映させることができる仕組みになっているはずです。
モニタリング訪問する前日や当日にプリントアウトして持参すると思いますが、内容を事前に確認して間違いないかチェックしましょう。
特に第2第4木曜日のみ掃除のサービスを提供する、10日おきに入浴するなどイレギュラーの期間で提供されるサービスは要注意です。
また、ショートステイなど数日間の利用を組み込むサービスも注意してスケジュール管理しましょう。
利用表を持参、到着したらすぐテーブルへ！
利用表は、会社控えと利用者控えの2部用意することを忘れないようにしましょう。
また利用者宅で押印してもらうことを忘れないようにします。
印鑑の押し忘れがないように利用者宅に到着したら、すぐに利用表はテーブルの上に置きましょう。
利用者も利用表を認識しますし、一通りのモニタリングが終わったときに目に入る位置においておけば忘れません。
私は一通りモニタリングを完了したタイミングで「来月も同じスケジュールで作成してきましたので利用表に印鑑いただきますね」と伝えて押印いただくか、印鑑をお借りして押印します。
3. 提供表(サービス事業所に交付)
翌月の提供表の送信と同時に当月分の実績返信を依頼
各サービス事業所に翌月の提供表を送信する際（当事業所では毎月25日頃にFAX送信します）は、案内文に当月の実績を返信してもらうようにご依頼しましょう。
たとえば『当月実績はＦＡＸで構いませんので早めに送信いただけますようお願い申し上げます。』など、簡単な文言で構わないと思いますが、高圧的な表現にならないようにしてください。
『早くいただけると助かります！』というスタンスで打診すると気持ちよく対応してもらえます。
あそこの居宅支援事業所は早めに送ったら喜ばれるな、と思われるように発信をしておけば、他の事業所よりも優先して送ってもらえるはずです。
提供表の送信はＰＣファックスで送信する
大半の事業所は業務用の複合機を利用していると思います。
業務用の複合機はパソコンの操作だけで直接ＦＡＸできる機能を備えているはずです。
わざわざ提供表を紙で出力して、複合機の前に立ち、アドレス帳を入力して、紙を送信しているのであれば、すぐに【ＰＣファックス】で送信する方法に変更してください。
ＰＣで送信すれば、事業所数や業務管理ソフトによりますが60分かからずに全事業所に送信完了しますので、紙をＦＡＸするより大幅な時間・労力の短縮につながります。
複合機を導入していないのであれば参考サイトのリンクを貼っておきますのでチェックしてみてください。契約期間は5年などの長期リースが大半ですが、月々の支払いは大きくないので、時間短縮も見込めるし導入をおススメします。
4. 実績化
実績化の作業時間をスケジュール化する
集中して実績化を行う時間を早い段階で決めてしまいましょう。
例えば月初の1日と2日の13時～15時は実績化の時間と予定を組み込みます。
時間を決めることによってそれまでに実績を回収し、集中して効率的に終わらせることが出来ます。
＊ケアマネ業務は複数の業務を次々と処理しなければならないため、やると決めたことを集中して処理できる環境を自身でつくることが時間を無駄にしないコツです。
5. 最後に
ケアマネージャーが作業スケジュールを管理することを習慣化することが肝要です。
無駄なく効率的に作業するには、どうすればよいのか、そのためにサービス事業所にどのように協力してもらえばよいかを実践します。
月末月初び予定を組んで集中的に作業することにより、利用表、提供表、実績化業務を効率的に完了させましょう。
今日はこれまで。
引き続きよろしくどーぞ！
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