ケアマネージャー 残業なし業務効率化⑤ 【電話編】
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こんにちは、ふみーずステディです。

 

前回の【ケアマネージャー 残業なし業務効率化④】では、ケアプラン作成時にテンプレートを活用して作成時間を短縮いたしました。

 

今回は”11.事務所電話”についてお話しいたしますが、まずは下のケアマネ業務項目をご覧ください。

 

  1. アセスメント
  2. 担当者会議
  3. 担当者会議議事録
  4. ケアプランの作成
  5. モニタリング
  6. 経過記録
  7. 提供票
  8. 利用表
  9. 自転車移動
  10. 利用者会話
  11. 事務所電話
  12. 連絡調整
  13. 実績確定
  14. その他

 

私が所属する居宅支援事業所は単独運営しているの全ての電話はケアマネ宛にかかってきます。

複数名のケアマネが所属しているので当然自分宛の電話だけではありません。

他のケアマネ宛にかかってくる電話もあり、在籍していればすぐにつなぐことができますが、不在の場合は伝言を聞き取りメモに残す行為が発生します。

 

中には以下のような例もあるのではないでしょうか?

 

訪問看護の看護師
いつも大変お世話になっております。
ウェイラーズ訪問看護STのマルシアです。
ピーターケアマネージャーはいらっしゃいますか?

ケアマネ
ただいま外出中ですので折り返しでもよろしいでしょうか?

訪問看護の看護師
それでは伝言をお願いできますでしょうか。
利用者のローランド様ですが、本日訪問してきました。昨日室内で転倒をされたようで右膝の痛みを訴えられています。バイタルやサットは問題なかったのですが、本人が入浴は控えたいと訴えられたので清拭にて対応しています。ご家族もいらっしゃったので状況はご存知です。本日の入浴の振替をご家族が希望していますが、私が対応可能な日時が水曜の16:15か金曜の11:30です。水曜日の振替だと右足の状況が改善されていない可能性があるので金曜にした方がよろしいでしょうか?しかしながら水曜までに右膝の状況がよくなっていれば水曜が好ましいとご家族はおっしゃられています。

ながっ!それって結局折り返し案件では・・・

 

 

この時間や労力が無駄であり、ケアマネ互いの時間を奪って残業につながる要因の1つとなります。

 

携帯電話

 

最近では会社から各ケアマネへ携帯電話を貸与されてる事業所がほとんどなので原則的には個々の携帯電話にかけてもらうようにサービス事業所に案内します。

中には認知症などの疾患があり、時間感覚のない利用者がいらっしゃいますので、携帯でなく事務所の電話にかけていただく方が良い場合もあります。

しかしながらサービス事業所や家族に原則的には担当のケアマネの携帯電話に直接かけてもらうよう促します。

電話に出られない時は留守番電話にメッセージを残してもらうようお願いをすれば、問題ないでしょう。

例えば、利用者宅で担当者会議を開催中にかかってきて電話に出られなかったとしても、利用者宅を退室した直後に折り返しすれば、差ほどの時差なく迅速な対応ができます。

合間の時間を有効活用して処理ができることもメリットになります。

 

もし、事務所にかかってきていたならば、事務所に帰社してから対応することになりますので、合間の時間を有効活用できないだけでなく、他のケアマネの時間を奪うのでお互いに無駄な業務が増えることになります。

また伝言は聞き間違いや記入間違い、申し伝えるのを忘れてしまうこともあるでしょう。リスクの軽減のためにも直接担当ケアマネの携帯電話にかけてもらう方が、サービスの質も向上します。

今日のまとめ

 

事務所の電話は極力利用しない方が、効率的かつ無駄のないコミュニケーションが可能となります。

ただし、認知症の利用者など携帯番号を教えたがためにひっきりなしに携帯電話がなってしまわないよう事務所の電話も有効活用しましょう。

またサービス事業者や家族には定休日や営業時間の案内をして、なるべく業務時間内に連絡をもらえるように案内をしておきましょう。

 

是非試してみてください。驚くほど効率化になります。

 

よろしくどーぞ!

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